Cum ne organizăm treburile zilnice? Cum facem faţă cerinţelor activităţii profesionale, treburilor casnice, nevoilor celor din jur direcţionate spre noi dar şi nevoilor noastre, de la cele mai simple până la cele mai complexe? Cum gasim timpul pentru toate şi mai ales cum le organizăm?
Pe un continuum în care se încadrează toate tipologiile umane, la o extremă vom găsi persoanele super-organizate, cele care îşi încep ziua cu o listă de sarcini şi şi-o încheie când toate intrările din listă au fost bifate. Aceştia sunt oamenii extrem de eficienţi, care nu au ratat niciodată un termen, care reuşesc cumva, ca prin minune, să jongleze cu o o mulțime de “cartofi fierbinţi”, oameni pe care şi şefii, şi colegii de la job şi cei apropiaţi ştiu că se pot baza, care îşi pot trasa cu precizie evoluţia, atât cea trecută cât şi cea viitoare. Vor fi cei mai apreciaţi la job şi probabil nu vor rata nici o avansare şi nici un bonus pentru că toţi îi văd ca fiind serioşi şi muncitori, iar cei din jur se întreabă cum reuşesc să le facă pe toate atât de bine.
Sună minunat, şi poate unii dintre cei care citesc s-au simţit un pic vinovaţi şi chiar au căutat pe undeva o hârtie şi ceva de scris, promiţându-şi ca de mâine să înceapă şi ei cu listele. Dar, înainte de a lua vreo decizie finală, hai să privim lucrurile mai în detaliu.
Să examinăm viaţa unei persoane “cu liste”: un el sau o ea, nu are importanţă, ne imaginăm un omuleţ generic. Intr-o zi aglomerată la job, omuleţul nostru îşi dă seama că sunt foarte multe de făcut şi mai bine le pune pe hârtie ca să nu uite vreuna din sarcini. După ce le înşiră, deşi e un pic îngrozit de cât de multe sunt, îşi suflecă mânecile şi se apucă să le rezolve. Faptul că le vede cât de multe sunt nu-l prea lasă să piardă timpul, să lungească discuţia de la cafea sau să viseze la cine ştie ce, aşa că se ţine de treabă şi, pas cu pas, reuşeşte să le rezolve iar la sfărşitul zilei observă cu satisfacţie că tot ce avea pe listă e bifat. Minunat, îşi spune omuleţul din povestea noastră, asta e cheia, mâine fac la fel. Şi da, funcţionează, şi mâine, şi poimâine, şi săptămânile următoare. A vedea o listă bifată la sfărşitul zilei devine o sursă de satisfacţie şi de stimă de sine, întărită de altfel şi de aprobarea şi chiar admiraţia celor din jur. Dar nu toate zilele sunt la fel de încărcate, vine o zi când lista e clar mai scurtă decât cele din zilele anterioare. Minunat, îşi spune omuleţul nostru, azi nu am atât de multe de făcut, deci aş putea folosi o parte din timp să mai rezolv în avans din treburile viitoare, ca să nu mai fiu atât de încărcat altă dată. Aşa că mai pune pe listă şi ceva din ce ştie că va trebui să facă săptămâna viitoare şi wow! – a reuşit şi de data asta. Apoi vine week-end-ul. Omuleţul nostru, deja obişnuit cu satisfacţia de la sfârşitul unei zile în care şi-a încheiat cu succes lista, e un pic nedumerit sâmbătă dimineaţă. Cum, azi nu am listă? Cum să nu, erau atâtea treburi în casă pe care voiam să le fac şi le-am neglijat, ce-ar fi să fac eu o lista? Este absolut fantastic, uite câte am reuşit să prind din urmă, îşi spune după două zile la sfârşitul cărora casa sclipeşte de curăţenie şi s-au rezolvat şi toate micile reparaţii care se adunaseră … Apoi vine o nouă saptămână de lucru, alte liste şi alte satisfacţii… până când omuleţul nostru începe să devină dependent de satisfacţia tăierii intrărilor de pe listă. Incepe să refuze ieşirile cu prietenii, pentru că are lista plină, uitând complet că acea listă o făcuse pentru că de fapt nu mai ştia cum să umple o zi altfel decât cu o listă de treburi. Omuleţul nostru este veşnic în acţiune, are mereu ceva de făcut, nu prea se mai poate odihni, nu prea mai ştie cum e să te destinzi, oboseala se acumulează şi la un moment dat devine suficient de mare încât într-o buna zi să nu mai poată să îşi bifeze lista. Intre timp, omuleţul a uitat de mult că nu bifarea listei ar trebui să fie sursa de satisfacţie ci îndeplinirea unor obiective, a uitat cum e să te bucuri când ai realizat ceva – pentru că oricum mai sunt destule alte puncte pe listă – iar în ziua când lista a rămas nebifată începe să se auto-învinovăţească pentru ce nu a făcut, se autopedepseşte reducându-şi somnul, aşa ca a doua zi e şi mai obosit iar lista e din ce în ce mai puţin îndeplinită … treburile nefăcute se tot acumulează, invadează zilele libere, zilele de vacanţă, timpul pentru altceva decât ce e pe listă dispare, omuleţul nostru se izolează de prieteni şi familie, este mereu îngrozit că a rămas în urmă … Uffff … nu e bine, nu e bine deloc …
Păi dacă e aşa, hai să ne uităm mai degrabă la cealaltă extremă, la oamenii care niciodată nu funcţionează după o listă. Ei sunt “oameni liberi”, deschişi la nou, cei mai capabili să sesizeze o nouă oportunitate şi să o fructifice pentru că nu sunt preocupaţi de a duce la bun sfărşit o lungă serie de sarcini asupra cărora au decis anterior. Viaţa lor socială şi personală e bogată în activităţi şi interacţuni, pe ei îi poţi găsi disponibili dacă ai nevoie de cineva pentru a încerca ceva nou, a pleca într-un weekend sau a-ţi da o mână de ajutor. Ei sunt aceia care dorm bine şi suficient noaptea, sunt sociabili şi plăcuţi de cei din jur, mai ales că au mereu câte ceva nou şi interesant de povestit.
Minunat nu-i aşa? Ei bine, cei care aţi întins mâna să rupeţi listele mai aveţi un pic de răbdare.
Hai să luăm un alt omuleţ, la fel de competent şi harnic ca şi cel din povestea anterioară, dar care nu s-a complicat niciodată cu plictisitoarea şi împovărătoarea sarcină a listelor. El ştie foarte bine ce are de făcut şi în mintea lui există imaginea exactă a modului cum se realizează o sarcină, cu toate etapele necesare. Partea proastă este că în mintea umană pot fi clare imagini ale sarcinilor, dar durata acestora este “cât un gând”. Atunci când îi este clar ce are de făcut, creierul uman tinde să ignore cât timp durează să faci efectiv o anumită sarcină. Hai să luăm o raportare, păi se face imediat, ştiu exact de unde să iau datele şi cum să le organizez, îşi spune omuleţul nostru. A omis cele 3 minute pentru a deschide calculatorul, cele 10-15 pentru a regăsi informaţia necesară, înca 5-6 pentru a face capul de tabel al raportării, încă 10 pentru a pune acolo informaţia culeasă din alte locuri, încă 5 pentru a verifica corectitudinea şi încă 3 pentru a trimite pe e-mail raportarea. Plus câteva minute de pauză de cafea, gratificaţia pentru o sarcină îndeplinită cu succes. Se face imediat, dar … unde a trecut timpul? E cam târziu, dar nu-i nici o problemă, şi prezentarea aceea powerpoint se face “imediat” … desi poate să ia doua-trei ore bune. S-a făcut între timp ora de prânz, oricum mă întorc “imediat” că doar nu are să dureze prea mult să merg până la un fast-food la colţ … apoi o să rezolv “imediat” şi acel material pe care îl voia şeful meu … uuuups ! Îl voia acum două zile, oare cum am uitat? Omuleţul nostru se scarpină în cap un pic nedumerit, şi îşi mai aduce aminte că mai avea vreo câteva lucruri care trenează de ieri, de săptămâna trecută … Poate că începe să îşi explice de ce, deşi este prieten cu toată lumea, nu a fost promovat ultima dată iar bonusul lui la sfârşit de an a fost ori modest ori a lipsit. Eh, asta e viaţa, lasă că voi ajunge acasă şi o să uit de neplăcerile astea de moment, îşi spune omuleţul nostru, dar ajuns la uşă copilul îi aruncă o privire de reproş pentru că … a uitat că ar fi trebuit să îl conducă azi la cercul de modelism iar soţul sau soţia îi amintesc că de doua zile ar fi trebuit să plătească întreţinerea şi nu a făcut-o… Lasă că vine vacanţa … aceea în care vom face atât de multe … Dar uite că vine vacanţa şi omuleţul nostru îşi dă seama că nu are nimic planificat şi nici nu prea ştie de unde să înceapă, ia prima oferta la îndemână şi pleacă într-un loc despre care nu ştie nimic, inclusiv nu are nici cea mai vagă idee despre cum s-ar putea distra sau ce ar putea face în locul acela … Iar zilele trec şi la un moment dat omuleţul nostru încearcă să facă un bilanţ şi vede că mereu a fost întârziat cu ceva, în culpă cu ceva şi că nimeni nu prea se mai bazează pe el … Nu e bine, nu e bine deloc …
Evident că poveştile celor doi omuleţi au oglindit cazuri extreme, dar bănuiesc că fiecare cititor s-a recunoscut în frânturi din unul sau altul din ei. Păi dacă nici unul nu sfârşeste bine, cum ar putea proceda cineva ca să se regăseasca drept personaj pozitiv în astfel de poveşti?
Secretul stă în a asocia două elemente: prioritizarea şi flexibilitatea.
Omuleţul cu listele ar face mai bine să încerce să vadă obiectivele îndeplinite – şi nu lista cu bife – ca sursă de satifacţie şi să îşi lase în viaţă timp pentru sine şi pentru ce ar putea să apară nou, interesant sau pentru ce oportunităti ar putea exploata. Va fi greu să poată trece o zi fără listă, ar vedea-o ca timp pierdut, dar ar face mai bine să aibă încredere în faptul că este suficient de eficient de obicei, aşa că nu va fi sortit eşecului dacă şi-a luat o zi liberă. Omuleţul nostru ar fi mai echilibrat dacă şi-ar da voie să “fure” o seară pentru un concert sau o întâlnire cu familia, o zi pentru a evada în natură sau o săptămână de vacanţă undeva departe.
Omuleţul celălalt, cel dezorganizat, ar fi şi el mai fericit dacă măcar o listă de termene importante ar avea în fată pe birou şi dacă, atunci când îi apare în minte ideea că asta se face “imediat”, ar încerca să traducă acest “imediat” în unităţi de timp.
Toţi omuleţii, şi cei din poveste şi cei din realitate, au vise şi obiective, şi acestea ar fi bine să fie clare, cu etape şi grad de îndeplinire. E vorba aici mai degrabă de o listă de obiective decât una de treburi curente, iar această listă în nici un caz nu ar trebui să fie lăsată să se întindă pâna la a deveni sufocantă, pentru că viaţa este plină de provocări şi surprize plăcute, dar este nevoie şi de disponibilitate în a le explora.
Şi mai e ceva, ce mulţi dintre noi uităm: să ne luăm timp să ne bucurăm de fiecare realizare, pentru că asta întăreşte încrederea în sine şi este combustibilul pentru a persista în evoluţie.
